Solicitud de compras: el primer paso para un abastecimiento ordenado y controlado
En muchas empresas, las compras comienzan con un correo, una llamada o una conversación informal.
Este enfoque puede parecer rápido, pero deja a la organización expuesta a errores, gastos innecesarios y pérdida de control presupuestario.
La solicitud de compras es el punto de partida formal que asegura que cada adquisición esté justificada, autorizada y alineada con las necesidades reales de la empresa.
1. Qué es una solicitud de compras
Es el documento o registro interno que un área de la empresa emite para pedir a compras la adquisición de un bien o servicio, especificando:
Descripción del producto/servicio.
Cantidad y unidad de medida.
Fecha requerida.
Centro de costo o proyecto asociado.
Justificación o motivo de la compra.
2. Por qué es importante
Control presupuestario: asegura que todo gasto esté autorizado antes de comprometer fondos.
Trazabilidad: permite seguir el ciclo completo desde la necesidad hasta el pago.
Priorización: ayuda a compras a gestionar pedidos según urgencia e impacto.
Reducción de errores: evita pedidos incompletos o mal especificados.
3. Relación con el resto del proceso de compras
La solicitud de compras es el eslabón inicial que da origen a:
Cotizaciones y comparativas.
Orden de compra.
Recepción de mercadería.
Pago al proveedor.
4. Buenas prácticas para gestionar solicitudes
Usar un formato estándar y digital.
Integrar la solicitud con el ERP o sistema de compras.
Definir niveles de aprobación según monto o tipo de producto.
Capacitar a las áreas solicitantes en cómo describir y justificar correctamente sus pedidos.
La solicitud de compras es mucho más que un trámite interno: es una herramienta de control y planificación que permite a la empresa comprar mejor, más rápido y con menos errores.
Ignorarla significa renunciar a visibilidad, trazabilidad y eficiencia en el abastecimiento.
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