Errores más comunes en la recepción de mercadería (y cómo evitarlos)
Aunque parezca un proceso simple, la recepción de mercadería es un punto crítico donde se pueden generar errores que afectan el inventario, la contabilidad y la relación con proveedores.
Muchos de estos fallos no se detectan de inmediato, pero con el tiempo acumulan costos, quiebres de stock y reclamos.
1. No comparar contra la orden de compra
Recibir productos sin verificar cantidades, descripciones y condiciones pactadas abre la puerta a entregas incompletas o equivocadas.
Cómo evitarlo: usar checklists o sistemas que muestren la orden de compra al momento de la recepción.
2. Falta de inspección de calidad
Aceptar productos dañados o fuera de especificación genera devoluciones, retrabajos y pérdida de confianza en el proveedor.
Cómo evitarlo: implementar controles visuales y funcionales básicos antes de almacenar.
3. Omisión en el registro inmediato
Retrasar el ingreso al sistema provoca desajustes entre inventario físico y digital, afectando la planificación de ventas y reposiciones.
Cómo evitarlo: registrar la recepción en el momento, idealmente con un sistema integrado.
4. No documentar incidencias
Cuando no se dejan evidencias (fotos, notas, guías firmadas), es difícil reclamar a proveedores por incumplimientos.
Cómo evitarlo: establecer protocolos claros de registro y documentación de no conformidades.
5. Falta de comunicación con compras
Si el área de recepción no informa a compras sobre problemas detectados, es probable que las facturas se paguen sin ajustes.
Cómo evitarlo: tener un canal ágil (chat interno o módulo en el sistema) para reportar incidencias en tiempo real.
Los errores en la recepción de mercadería no solo afectan la operación diaria, sino que erosionan la rentabilidad y la confianza en la cadena de suministro.
Prevenirlos requiere estandarizar el proceso, conectar áreas y usar herramientas que faciliten el control y la trazabilidad.
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