Estándares internacionales incorporados en nuestro diseño

Metodología internacional aplicada al contexto real de las empresas chilenas para profesionalizar y optimizar su ciclo de compras.

CompraLog está alineado con estándares internacionales:

  • IFPMS International Federation of Procurement & Supply Chains Global Standard, federación internacional que agrupa unas 40 asociaciones de compras y suministro en todo el mundo.

  • CIPS Chartered Institute of Procurement & Supply Global Standard, marco profesional más reconocido en compras a nivel mundial.

  • UNE 15896 norma europea que define las “compras de valor añadido” su objetivo es profesionalizar la función de compras y establecer buenas prácticas verificables para organizaciones públicas y privada.

¿Cuáles son los pasos del proceso de adquisición?

El proceso de compras se define como los pasos que el equipo de compras debe seguir para adquirir los productos y servicios adecuados para la organización. Es importante reconocer que el proceso de compras variará entre organizaciones y dependerá de:

  • Modelo de negocio

  • Tamaño de la empresa

  • Ubicación

  • Estructura de la empresa

  • Recursos humanos

  • Presupuesto y gastos

  • Si participas en la contratación pública, entonces habrá leyes y reglamentos estrictos que la organización deberá cumplir.

Paso 1: Definir las necesidades del negocio y desarrollar las especificaciones.

El primer paso del ciclo de adquisiciones es comprender y definir la oportunidad o necesidad de negocio.

  • Involucre a las partes interesadas de diferentes áreas que le brindarán una amplia gama de conocimientos especializados para desarrollar una especificación integral.

  • Involucrar a las partes interesadas en esta etapa temprana significará que apoyarán el proceso de cambio cuando se requiera su aceptación.

Paso 2: Análisis de mercado y decisión de fabricar o comprar

La siguiente etapa consiste en realizar un análisis de oportunidades de mercado para evaluar las opciones de mercado disponibles.

  • Analizar tus gastos y tu situación actual te ayudará a identificar posibles proveedores y competencia.

  • Aquí puede decidir si fabricar o comprar el producto o subcontratar el servicio.

Paso 3: Desarrollar la estrategia y el plan

Su estrategia y plan deben considerar el impacto potencial del entorno externo.

  • Realizar una licitación competitiva es una buena idea si existe una competencia más amplia.

  • Desarrollar la competencia en el mercado o internalizar este servicio puede ser una mejor estrategia si dependes de una sola fuente de suministro.

Paso 4: Prueba de mercado y participación previas a la adquisición

Esta etapa consistió en identificar las necesidades tanto de las partes interesadas como del negocio. Se trató de pensar cómo los cambios en la implementación de la estrategia de compras podrían satisfacer esas necesidades de manera flexible.

  • Considere otros factores como los ciclos de cultivo, la actividad de la competencia, el cierre del ejercicio fiscal de los proveedores o la nueva legislación.

Paso 5: Desarrollar la documentación PPQ y las especificaciones detalladas

Dedique tiempo a elaborar los documentos de la licitación. Incluya un desglose detallado de los volúmenes, el acuerdo de nivel de servicio y los términos y condiciones.

  • En sus especificaciones, distinga entre requisitos y preferencias del producto.

  • Cree una especificación detallada para garantizar la coherencia en precios, calidad y operaciones. Esto significa que los productos serán adecuados para su propósito, reduciendo el impacto financiero de cualquier especificación incorrecta.

Paso 6: Selección de proveedores para participar en la licitación

Realice una solicitud de información en esta etapa, ya que le ayudará a obtener información sobre los proveedores.

  • Evaluar los criterios le ayudará a determinar si los proveedores deben incluirse en el proceso de licitación y recibir una solicitud de cotización.

Paso 7: Emitir los documentos de licitación

Una vez seleccionados los proveedores, deberá enviar la documentación formal.

  • Enviar invitación a licitar y solicitud de cotización.

  • Incluya especificaciones detalladas y documentación desarrollada en función de los requisitos del negocio. No olvide incluir también plazos claros para las respuestas.

Paso 8: Evaluación y validación de ofertas y licitaciones

Una vez presentadas las ofertas, llega el momento de evaluarlas y validarlas según unos criterios de adjudicación predefinidos.

  • Asegúrese de que su evaluación de ofertas sea estructurada y transparente.

  • A menudo se produce una negociación posterior a la licitación.

  • Considere los costos totales del ciclo de vida, incluyendo la remoción y la eliminación.

Paso 9: Adjudicación e implementación del contrato

Una vez que haya seleccionado a su proveedor, se le adjudicará un contrato. Esto constituye la base para gestionar la relación.

  • Los criterios de adjudicación ofrecen términos y condiciones acordados que ayudarán a minimizar los riesgos y la exposición.

  • Establecer plazos y parámetros claros para ambas partes a fin de gestionar el contrato.

Paso 10: Almacén, logística y recepción

Las operaciones de almacén deben ser un proceso fluido y eficiente. Esto puede incluir:

  • Codificación y clasificación de productos.

  • Espacio, distribución y estanterías.

  • Frecuencia de entregas.

Paso 11: Desempeño y mejora del contrato

El cumplimiento del contrato deberá ser supervisado y revisado en los períodos acordados.

  • Incluir los KPI (Indicadores Clave de Desempeño) en el contrato.

  • Incluir debates sobre cómo funciona la relación y resolver cualquier conflicto.

  • Analizar planes para la mejora continua.

Paso 12: Gestión de relaciones con proveedores

Revise su cartera de proveedores para desarrollar la relación y alcanzar los objetivos.

  • La gestión de relaciones con proveedores (SRM, por sus siglas en inglés) ayuda a crear la relación y el entorno adecuados para trabajar en desarrollos innovadores.

  • Tener la relación adecuada puede marcar la diferencia entre ser el primero en llegar al mercado o garantizar la continuidad del suministro.

Paso 13: Gestión de activos

Debe realizarse una evaluación para determinar si los requisitos comerciales han cambiado y si el acuerdo es adecuado para su propósito.

  • Esto te llevará de vuelta al inicio del ciclo y comenzará de nuevo.

Mejorar el proceso de adquisiciones

El equipo de compras debería buscar maneras de mejorar la eficiencia y los resultados del proceso de compras. A continuación, se presentan algunas sugerencias para optimizar dicho proceso.

  • Software de compras electrónicas: Esto puede ayudarle a agilizar su proceso de compras, ya que cuenta con un catálogo de proveedores aprobados.

  • Seguimiento del desempeño: Revise periódicamente el desempeño de sus proveedores y comuníquese con ellos para determinar si necesitan algo que les ayude a ser más eficientes.

Fuente: CIPS