Los errores más comunes al cuadrar facturas, órdenes de compra, recepción de mercadería y pagos
En teoría, cuadrar la factura de un proveedor con su orden de compra y la recepción real de mercadería debería ser un proceso automático y sin sorpresas.
En la práctica, es una de las tareas más propensas a errores, que pueden derivar en sobrepagos, retrasos o conflictos con proveedores.
Identificar los fallos más comunes es el primer paso para corregirlos y fortalecer el control interno.
1. Facturas sin orden de compra previa
Recibir una factura sin respaldo de OC abre la puerta a compras no autorizadas o no presupuestadas.
Consecuencia: dificultad para verificar si la compra fue legítima y necesaria.
2. Diferencias de cantidades entre recepción y factura
Se factura más (o menos) de lo realmente recibido.
Consecuencia: pagos indebidos o reclamos al proveedor, pérdida de tiempo en aclaraciones.
3. Precios distintos a lo acordado
La factura llega con precios que no coinciden con la OC, ya sea por error, cambios no aprobados o diferencias de moneda/impuestos.
Consecuencia: ajustes contables y conflictos en la relación comercial.
4. Falta de registro oportuno de la recepción
Si el ingreso de mercadería no se actualiza de inmediato en el sistema, el área de finanzas puede pagar facturas sin verificar físicamente la entrega.
5. Errores en la imputación contable
Registrar la factura en cuentas equivocadas complica el seguimiento y distorsiona el análisis de gastos.
6. Procesos manuales y desconectados
Cuando compras, bodega y finanzas trabajan en sistemas distintos o con hojas de cálculo aisladas, aumenta el riesgo de datos inconsistentes.
La cuadratura correcta entre facturas, órdenes de compra, recepción de mercadería y pagos no es solo un tema contable: es un control crítico que protege la rentabilidad y la transparencia.
Automatizar, estandarizar y conectar estos procesos reduce drásticamente los errores y el tiempo perdido en correcciones.
“Estamos evaluando cómo las empresas gestionan la cuadratura de compras y pagos, y qué prácticas les han dado mejores resultados. ¿Quieres compartir tu experiencia y conocer el diagnóstico? Contáctanos aquí.”
